コミュニケーション 方法論

分かりやすい文章

Business communication 4/N

公開日: 2022-09-10
更新日: 2024-07-23

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わかりやすい説明の３つの基本ポイント

説明の仕方にあたって，「正確さ」「適切さ」「豊かさ」という心がけが重要と以前紹介しましたが， 利き手目線に立ったとき「分かりやすさ」というポイントも重要になります．相手に説明が伝わらなければコミュニケーションの意味がありません． 以下では「分かりやすい説明」の表現における基本ポイントを3つ紹介します．

▶  分かりやすい説明

  • 目的意識を持つ: 説明の仕方を考える前に，何のために説明するのか，説明された相手にどうなってほしいのかを明確にしておく
  • 全体像を先に示す: 説明することがらのゴールや大枠，概要などを最初に示す
  • 相手のレベルを知る: 説明することがらについて相手はどの程度知っているのか，聞いて分かる語彙としてどんな言葉を選んだらよいのか、を見極める

詳細 vs 簡潔

あることがらに対して分かりやすい説明を求めるとき，私たちには大きく分けて二つのパターン，簡潔さと詳しさ，があります．

事柄について，それがどういうことなのか手っ取り早く知りたいという欲求があるときは簡潔な説明を人は求めます． 一方，時間的な制約にとらわれることなく事柄がどういうことなのかきめ細かく知りたいという欲求がある場合は，詳細な説明が求められます．

今日の天気が知りたいだけにも関わらず一週間の天気を説明されたら，今の天気の状態もわかりますが，「今日の天気だけ知りたいのに説明が長い」と感じるとおもいます． 「分かりやすさ」とは説明が相手の求めに応じた情報提供になっているか？が基本であって，その求めに応じて「詳細」と「簡潔」を使い分けることが重要です．

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